Het is november. De eerste toetsen zijn nagekeken. Zijn je leerlingen goed begonnen? Hoe presteren degenen voor wie het overgangsrapport vorig jaar spannend was? Was ons advies passend? Klopt het niveau? We evalueren zelden de uitkomsten van onze determinatiebesluiten, noch het proces waarmee we destijds tot die besluiten kwamen. En dat is problematisch. Zwaarwegende beslissingen vragen om stevige, transparante en toetsbare procedures. Het kan beter. In deze blog schets ik hoe je dat organiseert.
Organiseer tijd
De overgangsvergaderingen vallen aan het eind van een overvolle periode van toetsen, overdrachten en schoolfeesten. Ze zijn ingericht als een afsluiting, niet als een leermoment. Zodra de knoop is doorgehakt, is er opluchting: de zomervakantie lonkt, en daarmee eindigt vrijwel altijd ook de reflectie.
Na de zomervakantie verschuift de aandacht direct naar nieuwe klassen en nieuwe prioriteiten. Tijd om terug te kijken op eerdere besluiten moeten we dus organiseren, anders schiet het er bij in.
Evaluatie is noodzaak
Toch is het nodig determinatiebesluiten te evalueren. En wel om twee redenen. Ten eerste weten we uit onderzoek dat veel docenten ontevreden zijn over de manier waarop overgangsbesluiten tot stand komen. Ze ervaren ze vaak als variabel, ondoorzichtig, en behoorlijk subjectief. Dat is oneerlijk én frustrerend (Sleenhof et al. 2019). Iedereen herkent de vergadering waarin een slechte structuur, een ongelijke participatie of negatieve interactie het uiteindelijke besluit kleurde. Zulke processen kunnen zeer nadelig uitpakken voor leerlingen.
Ten tweede, in elk vakgebied waarin mensen complexe oordelen moeten vellen, is feedback de brandstof voor groei. Een chirurg ziet onmiddellijk of een ingreep lukt. Een piloot merkt direct of een manoeuvre werkt. Maar docenten die besluiten over het schoolpad van een leerling, krijgen hun feedback vaak pas maanden later, of helemaal niet. Zo wordt ervaring geen expertise, maar herhaling. De kracht van feedback zit namelijk niet alleen in controle (hebben we het goed gedaan?), maar in het leren herkennen waarom iets goed of minder goed uitpakte. Het determinatieproces is hiervoor bij uitstek geschikt, omdat het twee vormen van oordeelsvorming combineert: het rationele en het intuïtieve. En beide vragen om hun eigen feedback, maar daarover zo meer.
Data…
Het objectieve aspect van determineren bestaat vooral uit het analyseren van beschikbare data: cijfers, toetsresultaten, observaties en trendgegevens. Cijfers spelen vaak een cruciale rol, maar hoe voorspellend zijn die eigenlijk? Ga samen eens aan het werk met vragen als:
- Waren de cijfers van deze leerling werkelijk een goede afspiegeling van diens vaardigheid en potentie?
- Hoe betrouwbaar en valide waren de toetsen?
- Hebben we misschien te veel gewicht toegekend aan één vak, één rapportperiode of één los meetmoment?
.. en intuïtie
Soms zijn cijfers niet genoeg, bijvoorbeeld bij leerlingen in de bespreekzone. Dan verschuiven we van data en analyse naar intuïtie: indrukken, vermoedens en ons professioneel ‘buikgevoel’.
Die intuïties zijn het resultaat van jaren ervaring. Maar intuïtie wordt alleen betrouwbaar als ze gevoed wordt met directe feedback (Klein, 2015). Die blijft vaak uit door het ontbreken van een evaluatiemoment maar ook omdat in de vergadering zelf geen heldere afspraken zijn over hoe we elkaar aanspreken. Opmerkingen als ‘ik vind hem gewoon geen havo-leerling’ of ‘qua motivatie gaat hij het volgend jaar echt niet redden’ worden dan ook vaak niet ter discussie getsteld. Dat voelt ook niet urgent, omdat de gevolgen van onze beslissingen pas geleidelijk (verspreid over maanden of zelfs jaren) zichtbaar worden. Maar zonder directe feedback blijft intuïtie ongecorrigeerd, en dus onnauwkeurig.
De extra uitdaging: gelegenheidsformaties
De meeste determinatie- of overgangsteams zijn gelegenheidsformaties. Ze komen één of twee keer per jaar bij elkaar, in wisselende samenstelling. Daarna valt het team weer uiteen: iedereen keert terug naar zijn eigen sectie of klas, en een jaar later zit er een deels of volledig andere groep aan tafel.
Daardoor staan drie essentiële voorwaarden voor collectief leren onder druk:
1. Een gedeeld geheugen. Niemand houdt systematisch bij wat er vorig jaar is besloten, op basis van welke overwegingen, en hoe dat uitpakte.
2. Een gemeenschappelijke normering. Begrippen als havo-waardig, twijfelgeval, motivatie of werkhouding betekenen voor iedere docent iets anders.
3. Een gedeelde taal. Omdat het team ad hoc is, moeten interpretaties en definities telkens opnieuw onderhandeld worden.
Dit alles maakt het lastig om expertise op te bouwen.
Hoe het wél kan: de determinatiecyclus
Met een paar gerichte, structurele aanpassingen kunnen onze determinatiebesluiten op termijn verbeteren. Routine wordt expertise. Data krijgen betekenis, omdat ze worden getoetst aan de realiteit. Intuïtie wordt scherper, omdat ze wordt teruggekoppeld aan uitkomsten. En het team ontwikkelt langzaam een gemeenschappelijk referentiekader. Zo organiseer een determinatiecyclus:
A. Monitor en maak een verslag van de vergadering
Zorg dat elke overgangsvergadering eindigt met een kort en helder verslag voor leerlingen in de bespreekzone. Hierin worden, naast de cijferlijsten, drie dingen vastgelegd:
1. Interpretatie – hoe duiden we deze informatie?
2. Besluit en argumentatie – wat is ons oordeel en waarom?
3. Aannames of onzekerheden – wat weten we níet zeker, maar nemen we aan?
Dat laatste punt (de onzekerheid) is cruciaal. Juist daar ligt het leermateriaal voor de toekomst. Als een volgend team die overwegingen terugziet, kan het nagaan of die aannames klopten, bijvoorbeeld door te onderzoeken hoe de leerling in het nieuwe jaar heeft gepresteerd. Het verslag hoeft niet literair te zijn; steekwoorden volstaan. Belangrijk is dat het systematisch gebeurt, zodat het fungeert als een collectief geheugen.
B. Evalueer op vaste momenten
Plan evaluatiemomenten in waarbij je als groep samen onderzoek doet en leert van verschillende casussen. Laat elke docent kijken naar drie leerlingen uit het vorige jaar: een leerling bij wie het advies goed uitpakt in dit schooljaar, een twijfelgeval en een leerling waar het tegenvalt. Beantwoord vervolgens drie vragen:
1. Wat besloten we toen, en waarom?
2. Hoe gaat het nu?
3. Wat verklaart mogelijk het verschil?
Bespreek vervolgens in groepjes van drie of vier docenten welke patronen jullie zien:
- Welke aannames bleken juist?
- Waar waren we te optimistisch of juist te voorzichtig?
- Welke data waren voorspellend, welke misleidend?
Het is belangrijk de voortgang van de betrokken leerlingen te blijven monitoren, ook na bijvoorbeeld vijf en acht maanden. Door systematisch te reflecteren op wat je ziet, leer je herkennen welke signalen werkelijk betekenis hebben (kalibratie). Precies zoals een chirurg leert van elke operatie en steeds beter wordt.
We moeten natuurlijk wel oppassen om niet alles aan determinatie toe te schrijven; leerlingen en leerlingprestaties ontwikkelen zich voortdurend, beïnvloed door talloze factoren binnen en buiten school.
C. Creëer een gedeelde taal
Feedback werkt pas als we over hetzelfde praten en ook hetzelfde bedoelen. Daarom is het zinvol om als team jaarlijks kort af te stemmen wat we bedoelen met bepaalde begrippen.
- Wat bedoelen we met ‘doorzettingsvermogen’?
- Wanneer vinden we iemand ‘geschikt voor vwo’?
- Wat zien we als ‘zelfstandig werken’?
Dit soort zogenoemde kalibratiesessies kunnen helpen om tot een gedeelde taal te komen. Je kunt ook rubrics ontwerpen, bijvoorbeeld door voor persoonlijkheidskenmerken samen voorbeeldgedrag te benoemen en korte omschrijvingen te formuleren. Zo verklein je de ruimte voor misinterpretatie. Dat versterkt de betrouwbaarheid van de data en de kwaliteit van je intuïtie.
D. Bouw continuïteit in
Maak de determinatiecyclus onderdeel van de kwaliteitszorg school en rooster de belangrijkste momenten in.
- Juni: besluitvorming en verslaglegging.
- September: terugblik op proces.
- November: eerste terugblik op uitkomsten en patroonanalyse.
- Maart: tweede terugblik op uitkomsten en patroonanalyse.
- Mei: eventuele aanpassing van criteria of werkwijze ter voorbereiding op nieuwe vergaderingen.
Zo ontstaat een doorlopende leerlus waarin feedback niet incidenteel is, maar onderdeel van professioneel handelen.
E. Reflecteer op de vergadering zelf
Neem niet alleen de besluiten onder de loep, maar ook de vergadering zélf. Laat teamleden direct na afloop (liefst diezelfde dag) een korte vragenlijst invullen: Werd iedereen gehoord? Waren argumenten expliciet? Was de structuur helder?
Daarnaast kun je een collega (die zelf geen casussen inbrengt) als neutrale observant laten meekijken. Iemand die interactie registreert, argumentatie en patronen, en dit kort terugkoppelt in een verslag.
Van besluiten naar leren
Het determinatieproces is niet alleen een jaarlijkse traditie, maar een mooie kans om als team te leren. Als we willen dat onze oordelen rechtvaardiger, consistenter en kansrijker worden, moeten we het lef hebben om ze nader te bekijken. Niet om elkaar te beoordelen, maar om onze gezamenlijke beoordelingskracht te versterken. Dat zal ons niet alleen helpen bij selectie- of determinatiebeslissingen, maar bij alle besluiten die we in een school nemen.
Literatuur
Klein, G. (2015). A naturalistic decision making perspective on studying intuitive decision making. Journal of Applied Research in Memory and Cognition, 4(3), 164–168.
Sleenhof, J. P., Koopman, M., Thurlings, M. C., & Beijaard, D. (2019). An exploratory study into teachers’ beliefs and experiences about allocating students. Teaching and Teacher Education, 80, 94–105.